MANAJEMEN REKOD DI DEPARTEMEN FUELS PT EXXONMOBIL LUBRICANTS INDONESIA
(STUDI KUALITATIF)
DOI:
https://doi.org/10.56127/jukim.v3i02.1173Keywords:
Rekod, Manajemen Rekod, ArsipAbstract
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan, penyusutan, dan pemusnahan rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia, kendala yang dihadapi dalam proses manajemen rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia, serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam proses manajemen rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia. Metode penelitian ini menggunakan kualitatif. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data dilakukan menggunakan teknik triangulasi sumber. Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa manajemen rekod di Departemen Fuels PT ExxonMobil Lubricants Indonesia dilakukan melalui proses penerimaan meliputi penerimaan surat masuk di bagian Mail Room dan setelah disortir diserahkan ke masing-masing departemen terkait. Selanjutnya, proses penyimpanan meliputi penyimpanan rekod menggunakan asas pengorganisasian berdasarkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi serta menggunakan sistem penyimanan berdasarkan sistem abjad dan sistem kronologi. Proses pemeliharaan rekod dilakukan dengan memfasilitasi ruangan dengan AC, pengaturan temperatur udara, pencahayaan ruangan, dan alat pemadam kebakaran, serta penggunaan peralatan rekod dengan bahan berkualitas. Sedangkan, pengamanan rekod masih terdapat potensi ancaman keamanan rekod karena tidak adanya CCTV di ruang penyimpanan maka pengamanan rekod dilakukan dengan mengunci filling cabinet oleh masing-masing unit. Proses penyusutan rekod dilakukan dengan pemindahan rekod ke outside storage. Proses pemusnahan rekod belum pernah dilaksanakan.
References
Sukaesih, W. Erwina, and Y. Winoto, Pengantar Manajemen Rekod Dan Arsip. 2022. [Online]. Available: http://press.unpad.ac.id
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju, 2003.
N. Rahma Yunda, “Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Tertib Administrasi (Studi Kasus di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung),” Universitas Padjadjaran, 2022.
Trismania, “Pengelolaan Rekod Di Program Studi Jinayah Siyasah Fakultas Syariah Uin Raden Fatah Palembang,” IQRA` J. Ilmu Perpust. dan Inf., vol. 13, no. 2, p. 207, 2019, doi: 10.30829/iqra.v13i2.5898.
A. Yani, “Manajemen Rekod Perguruan Tinggi : Suatu Tinjauan Literature,” Pustak. Univ. Bakrie, pp. 12–35.
H. Qonitah, “Manajemen Rekod Aktif,” Univ. Terbuka, pp. 1–34, 2014, [Online]. Available: http://repository.ut.ac.id/4098/1/ASIP4318-M1.pdf
D. Safitri, “Peranan Pengelola Rekod Dan Arsip Organisasi Pada Layanan Informasi Publik : Kewajiban Organisasi Publik Menghadirkan PPID,” J. Vokasi Indones., vol. 7, no. 1, 2019, doi: 10.7454/jvi.v7i1.139.
A. Sugiarto and T. Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer). Yogyakarta: Gava Media, 2015.
A. Yudha Primantoro, “Sistem Pengelolaan Arsip di Kantor Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah,” Universitas Negeri Semarang, 2015.
